#openlijkwerken

In kennisintensieve organisaties worden dagelijks veel besluiten genomen met impact voor mensen buiten en binnen het bedrijf. Deze besluiten worden genomen op basis van de beschikbare kennis. Kennis die in hoofden, in mappen, in computers opgeslagen is en soms wel en soms niet beschikbaar is. Als de juiste kennis door de juiste persoon op het juiste moment gevonden wordt, zijn we in staat ons werk efficiënter en beter te doen. Hiervan hebben we niet alleen zelf profijt, ook onze dienstverlening heeft er baat bij dat wij ons werk juist en bekwaam uitvoeren.

Om dit te realiseren is het van belang dat medewerkers en hun managers openlijk werken, zodat voor belanghebbenden duidelijk is wie welke kennis heeft en waaraan gewerkt wordt. Op deze manier kunnen medewerkers en managers zelf de juiste kennis vergaren en verspreiden met als resultaat betere individuele en teamresultaten en door het ontwikkelde collectieve bewustzijn meer eenheid in uitvoering richting burgers en bedrijven. Ook het werkplezier neemt toe omdat teleurstellingen ‘als ik dat had geweten, dan…’ minder voorkomen.

OPENLIJK WERKEN: HET KERNIDEE

In de meeste organisaties werken veel betrokken mensen die doorgaans goed werk afleveren. Ze doen dat werk alleen, of samen met anderen. Helaas zijn de resultaten vaak slechts beperkt beschikbaar, waardoor het effect ervan voor het bedrijf ook maar beperkt is.

Wat zou het mooi zijn als je op elk moment de beschikking hebt over de kennis van de hele organisatie. Ervaring uit projecten of mogelijke oplossingen voor dat ene probleem waar jij mee worstelt. Het kan toch niet zo zijn dat je de enige bent op jouw werkterrein met dat probleem of die vraag. Maar al te vaak zit het antwoord voor jouw situatie verpakt in werk van een collega, in een idee van een medewerker geplaatst in een ideeënbus of heeft die ene collega elders in het land het wiel al uitgevonden.

En wat zou het handig zijn als je de informatiestroom kunt aanschouwen – ‘passief’ – van het werk waar je collega’s op dat moment mee bezig zijn. Statusupdates, ideeën, concepten, wijzigingen, ervaringen. Grote kans dat jij heel gemakkelijk een ander kunt helpen. Of dat je iets voorbij ziet komen dat jou verder brengt.

Openlijk werken is dat je aan de ene kant laat weten wat je weet – vertelt over je kennis, en aan de andere kant laat zien wat je doet – je werk beschikbaar maakt.

Als iedereen in een organisatie laat weten wat hij weet én laat zien wat hij doet, is kennisdeling het gevolg. Door openlijk te werken, ontstaat er als het ware een collectief brein. Een collectief brein op elk vakgebied en van de hele organisatie.

VAN DRUKPERS TOT NU

@openlijkwerken oo plus nt is eoo

Een oude organisatie waar je ‘zomaar’ nieuwe technologie gaat gebruiken, wordt een duurdere organisatie. Terwijl je dankzij die technologie juist slimmer en dus goedkoper kunt werken. En met betere resultaten.

Om dat uit te leggen, gaan we terug naar de uitvinding van de drukpers.

Dankzij het world wide web heeft iedereen een stem gekregen. Dankzij sociale media vindt er een fundamentele verandering plaats: groepen kunnen nu communiceren met groepen. Dat is nieuw in de geschiedenis van de mens en zijn communicatiemiddelen.

Klassieke media
Sinds de uitvinding van het drukpers is het mogelijk om één boodschap aan een grote groep mensen te zenden. Boeken en kranten zijn daar voorbeelden van, en hetzelfde principe geldt voor latere uitvindingen als foto en film, en radio en televisie. Deze middelen waren echter niet geschikt voor het ondersteunen van conversaties.

De telegraaf en telefoon waren uitvindingen waarmee twee personen op afstand een gesprek konden voeren. Maar waren niet geschikt voor het verspreiden van een boodschap over heel veel mensen.

Het internet werd de eerste twintig jaar gebruikt als een kopie van de hiervoor beschreven ‘klassieke media’. Het world wide web maakte het mogelijk om boodschappen te brengen naar (in theorie zeer) grote groepen mensen: lezers, luisteraars, kijkers. E-mail en later toepassingen als Skype maakten het mogelijk om online conversaties te voeren tussen individuen.

Internet: native support aan groepen én conversaties
Discussiefora waren achteraf gezien een aanzet tot de nieuwe vorm van communicatie die met de komst van sociale media mogelijk is geworden. In het begin werden sociale media nog beschouwd als een hype, maar het internet heeft met sociale media misschien wel zijn natuurlijke vorm gevonden.

Dankzij de technologie die ten grondslag ligt aan sociale media, biedt het internet native support aan zowel groepen als conversaties, betoogt Clay Shirky in zijn TED-talk ‘How cellphones, Twitter, Facebook can make history’. Interactie kan plaatsvinden tussen en in (grote of kleine) groepen mensen. Daardoor kunnen we, net als in het echte leven, netwerken onderhouden en aan groepsverbanden deelnemen.

In de praktijk
Voorbeelden van de werking van dat mechanisme kennen we van sites als booking.com, zoover.nl en iens.nl. Die gebruiken we vrijwel allemaal om het hotel, de camping of het restaurant waar we naar toe willen ook vanuit een ander perspectief te kunnen beschouwen dan alleen dat van de eigenaar. Maar ook je zorgverlener kun je tegenwoordig online ‘waarderen’, en je kunt lezen hoe anderen de specialist beoordelen waarbij jij onder het mes gaat, via zorgkaartnederland.nl.

Broodfonds.nl, stemwijzer.nl en thuisafgehaald.nl laten zien dat de burgers zelf het heft in handen nemen omdat de markt er niet in voorziet of omdat de overheid niet aansluit bij hun wensen. Sociale media een hype? Twitter en Facebook hebben misschien niet het eeuwige leven, maar het mechanisme dat eraan ten grondslag ligt, namelijk het ondersteunen van conversaties tussen groepen, heeft inmiddels oneindig veel toepassingen en zal ook niet meer verdwijnen.

OPENLIJK WERKEN: WAAROM?

We staan allemaal met elkaar in verbinding. Dankzij het internet is er een wereldwijd netwerk van personen ontstaan. Voor elke niche is er een online plek, waar mensen uit alle windstreken elkaar kunnen vinden rondom dat ene onderwerp.

Maar binnen grote organisaties werd er lang gecommuniceerd zoals ze georganiseerd zijn, volgens een hiërarchisch model. Daarbij wist de linkerhand niet altijd wat de rechterhand deed.

@openlijkwerken bollen en harkje

Terwijl de medewerkers zich meestal erg betrokken voelen bij hun bedrijf. En ze kunnen een fantastisch resultaat opleveren, maar bij een beperkte verspreiding van die resultaten – al dan niet doelbewust – is er maar een beperkt aantal mensen dat er zijn voordeel mee kan doen.

@openlijkwerken waardevol werk

E-mail is verworden van een ondersteunend medium naar iets waar we soms uren per dag mee vullen, naar werk an sich. Als je het als persoonlijk archief gebruikt, verdwijnt het zodra jij voor een andere baan kiest, of met pensioen gaat. Hoe dan ook is vaak te zien dat waardevolle ervaringen en genomen besluiten een laatste rustplaats krijgen in diverse inboxen of ingewikkelde mappenstructuren.

@openlijkwerken laatste rustplaats

Dat heeft als risico dat mensen in de buitenwereld soms beter weten wat mensen in een bedrijf doen, dan dat ze dat van elkaar weten. Want zij staan wel met elkaar in verbinding, hoe klein het onderwerp ook is. Dat kan er in het ergste geval toe leiden dat je tegen elkaar uitgespeeld wordt.

Een voorbeeld: de Onderzoekscommissie ‘Project X’ Haren concludeert dat de maatschappij zich steeds verder vernetwerkt en dat de overheid daarin achter blijft. Die is als het ware niet in sync met de maatschappij. Met alle gevolgen van dien.

Wil je als organisatie de buitenwereld goed blijven bedienen, dan heb je intern eenzelfde model van verbinding nodig.

@openlijkwerken bollen

Zodat er een collectief brein ontstaat – en een collectief bewustzijn -, waarmee je eenduidig kunt optreden.

@openlijkwerken bollen met brug

In een organisatie is er tenslotte een gezamenlijk doel. En dus een gezamenlijk belang. Iedereen heeft er baat bij om slim en snel te werken, geen dubbel werk te doen, en makkelijk de juiste informatie en personen te vinden. Een collectief brein helpt daarbij.

Met openlijk werken kunnen we dit realiseren.

OPENLIJK WERKEN: HOE & WAT

Wat is openlijk werken en hoe doe je dat? Openlijk werken bestaat uit twee elementen: laten weten wat je weet en laten zien wat je doet. ‘Hardop werken‘, zoals ze het in de VS noemen.

Laten weten wat je weet (vertellen over je werk)
@openlijkwerken  laat weten wat je weet

In de eerste plaats is openlijk werken vertellen óver je werk. Dat je actief laat weten wat je weet, wat je kunt en wat je doet. Dan kan in vorm en inhoud variëren: bijhouden van je competenties in je profiel, geven van statusupdates, bloggen over je onderwerpen waar jij veel van weet, aanvullingen geven op werk van collega’s en antwoord geven op vragen.

Deels gaat dat overigens ook automatisch, doordat degenen die jou of je werk volgen, wijzigingen vanzelf voorbij zien komen in hun ‘informatiestroom’ (passief).

Dit aspect, vertellen over, kennen we vooral van de externe sociale media zoals Twitter, Facebook en LinkedIn.

Laten zien wat je doet (beschikbaar maken van je werk)
@openlijkwerken laat zien wat je doet

Binnen een organisatie kun je een stap verder gaan dan in externe sociale media. Je maakt je werk zichtbaar, of in elk geval beschíkbaar, voor – in principe – de hele organisatie. Je doet je werk dan op een plek waar anderen erbij kunnen, in een gezamenlijke online werkomgeving.

Niet méér, maar anders
‘Dan komt er weer iets bíj!’, of: ‘Krijg ik dan geen last van informatieoverload?’ zijn vragen die we dan vaak horen. Nee, er komt niets bij. Er gaat eerder iets af!

Behalve dat je bij openlijk werken je werk beschikbaar maakt, is het belangrijk dat het iets anders vervangt. In een samenwerkingsverband zoals een team of een project bespreek je hoe je het gezamenlijk te behalen doel, online en openlijk, ondersteunt. Zodat alle informatie die bij elkaar hoort bij elkaar staat en ook te vinden blijft. Ook het online gesprek óver de inhoud vindt op die plek plaats en niet in een aparte e-mailstroom.

Raadplegen
Als iedereen openlijk werkt, kun je al dat waardevolle werk dat we met z’n allen verrichten (en van werk dat níet waardevol is, wordt dat ook duidelijk…), vanzelfsprekend vinden door te zoeken.

@openlijkwerken waardevol werk zoeken

Want dat werkt blijft beschikbaar. Breder dan alleen voor dat ene team, en langduriger dan het bestaan van het project, of slimmer dan diep in de krochten van je mailprogramma.

Daarnaast kun je slim gebruikmaken van de informatiestroom:

@openlijkwerken informatiestroom

Met de middelen van nu kun je actuele informatie op het terrein van jouw werkdoelen en vakgebied laten stromen als een rivier waarbij jij op de oever ligt en alleen je hengel uitgooit op het moment dat die ene vis die jij wilt hebben, voorbij zwemt.

In de praktijk zie je keer op keer dat door het regelmatig bekijken van die informatiestroom, mensen iets zien dat op dat moment een waardevolle toevoeging is aan hun werk. Of waarvan ze zelf veel weten en zo makkelijk een bijdrage kunnen leveren aan het werk. Dat lijkt misschien toeval, maar is het vermoedelijk niet: de mensen in een online samenwerkingsgroep hebben een gedeeld belang, de mensen in je netwerk een gedeelde interesse.

MINDSHIFT

Openlijk werken vergt een mindshift op twee gebieden: van standaard besloten naar standaard open, en van push naar pull. (Een ontwikkeling die op internet al plaatsvindt.) Moderne technologie maakt het mogelijk, maar gedrag maakt het verschil.

Tot nu toe deden we ons werk standaard ieder voor zich, in een bestand op onze eigen werkplek of op een netwerkschijf, of in het gunstigste geval in besloten online teamruimte met beperkte functionaliteit. Als het af was, stuurden we het (in veelvoud) naar degenen voor wie we het relevant achtten. Of kregen alleen zij die er, bepaald door een hogere in rang, strikt noodzakelijk iets mee moesten doen, rechten om erbij te kunnen.

Van standaard besloten naar standaard open

@openlijkwerken van besloten naar open

Openlijk werken veronderstelt dat je je werk standaard beschikbaar stelt aan anderen. Oftewel je werk doet in de gezamenlijke online werkomgeving. In een community over een bepaald onderwerp bijvoorbeeld, of je werkt samen in een projectcommunity aan een specifiek doel.

Nee, daar val je anderen er niet mee lastig, want je pusht het niet in andersmans mailbox, bijvoorbeeld. Anderen kunnen het wel vinden op het moment dat ze ernaar zoeken, dan kunnen ze er gebruik van maken. Of vrij snel na het moment dat jij het beschikbaar stelt, omdat ze hun informatiestroom zo gekanaliseerd hebben dat ze over dát onderwerp een signaal krijgen. En dan kunnen ze jou wellicht helpen, waardoor het resultaat beter wordt.

Maar als iedereen weet wat ik weet…? Kennis wordt steeds minder macht. Kennis ligt overal voor het oprapen. Wat van waarde is, is het kunnen toepassen van kennis in een specifieke situatie. En is het niet juist mooi als anderen weten wat jij allemaal weet? Je kunt je specialiseren en excelleren op jouw vakgebied, en de hele organisatie kan daar profijt van hebben. Of, strenger geformuleerd, moet daar zelfs profijt van hebben, want gaat het bedrijfsbelang niet boven het persoonlijke belang waarbij je soms informatie bij je houdt?

Openlijk werken helpt leidinggevenden bovendien om – bij toenemend plaats- en tijdonafhankelijk werken en resultaatgericht sturen – zicht te krijgen op de manier waarop medewerkers naar resultaten toewerken. Zoals ze offline een beeld hebben van de prestaties van hun medewerkers, zo zullen ze online een vergelijkbare intuïtie ontwikkelen.

Van push naar pull
@openlijkwerken van push naar pull

Daarnaast betekent openlijk werken een ommekeer van brengen naar halen. Als je een document maakt op een netwerkschijf, en het vervolgens per e-mail stuurt naar een aantal ontvangers, bepaal jij voor wie jouw werk relevant is.

Als je echter werkt met een informatiestroom zoals hierboven beschreven, is aan jou de kunst om eruit te vissen wat voor jou relevant is. Dat kan – alleen – als je je doelen helder voor ogen hebt. Voor die ene vis gooi je je hengel uit, al die andere vissen laat je rustig voorbij zwemmen. Want die dragen niet bij aan jouw doelen.

Natuurlijk is dat een grote verandering. Het kan een onzeker gevoel met zich meebrengen, ‘Mis ik dan niks?’. Maar draai het eens om: veel mensen doen werk omdat het in hun inbox zit. Met het risico je doelen volledig uit het oog te verliezen. En heel veel tijd te verspillen aan werk dat niet bijdraagt aan de door jou te behalen resultaten.

Concrete werkdoelen nastreven, de grote lijnen in het vizier hebben, dat helpt om je informatiestroom te aanschouwen en er selectief mee om te gaan. En ook om alleen die dingen te doen die bijdragen aan je doelen en het grotere geheel.

KENNISDELING ALS GEVOLG

Als mensen hun werk doen in een gezamenlijke online werkomgeving, en daar ook met elkaar in verbinding staan, ontstaat als het ware een parallelle (werk)wereld. Met feitelijk dezelfde principes als in de offline wereld – alleen op grotere schaal.

Van beschikbaarheid naar kennisdeling
Kennisdelen lijkt iets actiefs, iets wat je doet naast je eigenlijke werk. En op extra werk zit niemand te wachten.

Het aspect ‘laten weten wat je weet’ is deels extra werk: zorgen voor een up-to-date profiel en statusupdates. Maar voor het overgrote deel gaat het automatisch: als je in de online omgeving werkt, wordt er vanzelf een signaal afgegeven dat je dat doet, aan degenen die dat signaal die op basis van onderwerp of persoon willen ontvangen.

Het aspect ‘laten zien wat je doet’ vergt helemaal geen extra werk. Je doet je werk gewoon op een plek waar een ander erbij kan. Daarmee maak je je werk beschikbaar – en laat je in één moeite door zien wat jij kan.

Kennisdeling ontstaat door het beschikbaar stellen van werk en kennis, en doordat mensen elkaar bevragen of aanvullen op basis van hun werk, kennis en ervaringen. Op die manier ontstaat er een spontane toename van online kennis, die op zijn beurt ook weer beschikbaar komt voor anderen.

Van kennisdeling naar een collectief brein
Als je iets nodig hebt, kan je het vragen aan je online netwerk. De loodgieter die de buurman je aanraadt, vraag je liever om je lekkende dak te repareren dan een willekeurige loodgieter uit de gouden gids. Online kun je daarnaast ook nog makkelijk zoeken in een grote hoeveelheid informatie, maar ook daarbij is je netwerk van belang: als een bepaald stuk informatie veel gebruikt of door veel collega’s gewaardeerd wordt, geeft dat een indicatie van de waarde van die informatie voor jou.

Naarmate verbindingen tussen mensen en/of informatie vaker gebruikt worden, zijn ze sterker, en vergroten ze de kans op vinden wat je zoekt of nuttige associaties. Als je als organisatie als geheel in staat bent om zo’n parallelle online wereld te creëren, ontstaan zulke verbindingen vanzelf, inclusief de effectiviteit (en efficiëntie) ervan, en op grote schaal.

@openlijkwerken kennisdeling als gevolg

Van een collectief brein naar een intelligente organisatie
We zien zelfs een gelijkenis met de werking van het menselijk brein. Naarmate de verbindingen in een brein talrijker en sterker zijn, is de bezitter van dat brein intelligenter en creatiever. Durven we de volgende hypothesen aan?

Dat we, als we communiceren en samenwerken volgens een hiërarchisch model, en informatie opslaan in vertakkende mappenstructuren zonder dwarsverbindingen – dus feitelijk volgens datzelfde model – als organisatie als geheel veel minder intelligent zijn dan we zouden willen en kunnen zijn?

En dus dat we, als met onze interne communicatie en samenwerking aansluiten bij de vernetwerkte manier waarop de maatschappij zich organiseert, een veel slimmere organisatie zouden zijn?

Door openlijk te werken in een gezamenlijke online werkomgeving, activeren we de mogelijkheden van ons collectieve brein en kunnen we de intelligente organisatie worden die we willen – nee: moeten – zijn om de bedrijfsdoelstellingen te realiseren.

Hoe denk jij hierover?

[ Copyright © WR SS EV RB ]